Ни у кого нет времени работать над вашим проектом. Как эффективно заинтересовать коллег, испытывающих перегрузку?

Представьте, что вы работаете в крупной технологической компании, где сотрудников вознаграждают за результативность и инициативность, но именно поэтому все слишком заняты. Ваша задача — привлечь к совместной работе над вашим проектом людей, которые не отчитываются перед вами и не зависят от вас, у которых слишком много дел, и, возможно, они даже не работают в вашей организации. Да, при таких условиях ваш проект кажется почти обречён. Но подождите! Почти — это не значит абсолютно. Что, если бы вы могли применить несколько основных принципов, которые помогли бы сделать работу над вашим проектом более привлекательной и стоящей в восприятии этих исполнителей?

Типичная ситуация в крупных технологических компаниях

Через такие сложности проходят многие начинающие сотрудники в крупных технологических компаниях — им постоянно приходится взаимодействовать с системными администраторами, инженерами по безопасности, вебмастерами сайтов и разработчиками программного обеспечения. Успех в этих вопросах сводится к нескольким основным принципам и предположениям, которые кажутся очевидными и ничем не примечательными. Их эффективность проявляется тогда, когда удаётся объединить все эти принципы и последовательно применять их на практике. Давайте рассмотрим основы, а затем разберёмся подробнее.

Люди в основе своей хотят делать хорошую работу

Подавляющее большинство людей, с которыми вам придётся иметь дело на работе, по своей сути добры. Иногда они не стремятся намеренно причинить вам вред. В большинстве случаев их единственное мнение о вашем проекте сводится к тому, что это ещё одно дело для них, а у них их и так «по горло».

Как правило, все профессионалы хотят хорошо выполнять свою работу. Их представления об этом могут различаться, но есть несколько общих черт: они хотят неуклонно продвигаться к цели и выполнять свои обязанности в этом направлении. Кроме того, все добросовестные сотрудники хотят видеть, что их работа приводит к профессионально значимым результатам, за что они получат свою личную долю признательности от начальства и коллег.

Перегруженность, неуверенность и давление

Это нормально и хорошо. Однако в большинстве высокотехнологичных компаний очень люди часто чувствуют себя не вполне уверенно, или испытывают недостаток знаний (навыков) для решения сложной проблемы. Это заставляет их думать, что они плохо справляются со своей работой. Следовательно, от таких мыслей люди испытывают снижение удовлетворённости от результатов своего труда. У них слишком много задач, противоречивые приоритеты и давление, требующее постоянно увеличивать объём усилий (иногда при ограниченных ресурсах).

Психология перегруженного специалиста

Основная психологическая проблема перегруженных работой людей заключается в постоянной борьбе с чувством парализующей тревожности из-за огромного количества дел. В таких обстоятельствах им трудно подходить к составлению списков дел рационально. Часто многие задачи требуют от таких людей больше времени и концентрации, чем они могут обеспечить в течение обычного рабочего дня.

И все же они хотят чувствовать, что вносят свой вклад в достижение общей цели. Но когда человек находится в состоянии стресса, ему бывает достаточно сложно даже просто выбрать, какой пункт выбрать (или вычеркнуть) из списка дел.

Почему возникает сопротивление

Большинство препятствий возникают из-за сочетания нескольких факторов: незнания точных требований к выполнению задачи, недостатка времени для её выполнения и неуверенности в её важности. Некоторое сопротивление может быть вызвано убеждением, что проект окажется неприятным, возможно, из-за ожидаемого взаимодействия с конкретным коллегой. Чаще всего проблема заключается в плохо спланированных задачах, которые являются расплывчатыми или не ограничены по времени.

Как сделать задачу привлекательной для исполнителя

Чтобы ваше предложение стало более привлекательным для тех исполнителей, в которых вы заинтересованы, прежде всего нужно помочь им понять, что именно потребуется от них самих для выполнения. Это, в свою очередь, позволит человеку самому оценить, сколько времени займёт каждый этап реализации. Их также необходимо убедить, почему это нужно сделать именно сейчас.

Если вам это удастся, и окажется, что:

• задача выполнима;
• на её решение не придётся тратить много времени;
• она не станет постоянной обязанностью;
• именно этот проект имеет некую важность для организации (для начальства, для исполнителя, для решения других проблем или облегчения рабочей нагрузки);

Дополнительные позитивные эффекты

При соблюдении всех этих условий, существует большая вероятность, что, возможно, кто-то охотно возьмётся за неё. Участие даже может повысить их уверенность в себе, что поможет им справиться с более сложной своими проблемами. Есть и другая вероятность — включение человека в работу над вашим проектом может стать способом отложить другие свои дела на потом, позволяя людям занять время, избегая более сложной работы. Но это не всегда является негативным фактором.

Конечно, вы тоже осознаёте, что у ваших коллег есть другие приоритеты, но в конечном итоге вам нужно доверять им и верить, что они способны сделать выбор, который им подходит.

Подбор правильных людей и уровней компетенции

Не исключено, что та проблема, которая вызывает сложность у вас, представляет собой работу, которая «слишком проста» для инженера более высокого уровня. Поэтому непростым, но ответственным делом, является способность выбрать помощников достаточного уровня компетенции.

Индивидуальные мотиваторы

Заинтересовать можно аргументацией, что инженеру, стремящемуся к карьерному росту, возможно, потребуется напомнить о важности оказания влияния в более широком контексте. Во всём этом есть и личный аспект. Часто люди ищут что-то, что может принести им немедленное удовлетворение или признание. Чётко определённый небольшой объем работы может обеспечить быстрый выброс дофамина. Некоторые люди мотивированы признанием в качестве эксперта, а это значит, что обращение к их чувству компетентности может стать мотиватором.

Роль благодарности и признания

Кроме того, эксперты, как правило, более эффективны в выполнении задач в своей области, что повышает выполнимость работы. Наконец, многим людям доставляет удовольствие работать над важным проектом с тем, кто, скорее всего, поблагодарит их за вклад. Иными словами, не стоит недооценивать важность выражения благодарности.

Да, ваши коллеги просто выполняют свою работу. Но в конце концов, мы все люди, и каждому приятно, когда его замечают и ценят. Благодарность и признание заслуг коллег за работу над вашим проектом значительно повысят вероятность того, что они будут сотрудничать с вами в будущих проектах.

Репутация и долгосрочные отношения

Также помните, что отношения с коллегами — ключ к эффективному сотрудничеству. Люди замечают, кто из лидеров получает похвалу, а кто присваивает себе чужие заслуги.

Формирование ценностного предложения проекта

Пора перейти к конкретике. Создайте презентацию проекта, которая объяснит, что вы делаете, почему вы это делаете и какую пользу это приносит организации. Включите в неё заметный раздел с готовыми к оценке результатами заявлениями о влиянии и ссылками на данные, подтверждающие эти утверждения.

Личная значимость для участников

У людей есть своя карьера, поэтому чётко сформулированное ценностное предложение, объясняющее, какую пользу люди получат от работы над вашим проектом, будет разумным вложением с вашей стороны. Также подумайте, может ли этот проект быть лично значимым для конкретных людей. Задайте себе вопрос, предлагает ли ваш проект что-то, чего они не получают от своей обычной основной работы?

Адаптация проекта под конкретных исполнителей

Адаптируйте описание вашего проекта к приоритетам и интересам каждого потенциального участника. Многие инженеры не любят подчёркивать свои достижения, поэтому предоставление возможности рассказать историю значительности вклада таких участников станет идеальным способом донести ценность их достижений до руководителей.

Реалистичное планирование и декомпозиция

Организуйте планирование реалистично, найдя баланс между слишком большим количеством мелких задач и слишком крупными или сложными. Не стоит недооценивать важность описания каждого шага таким образом, чтобы было ясно, что он выполним в указанные сроки. Не бойтесь при этом разбить сложную задачу на несколько простых.

Структура как способ снизить стресс

Возможно, это кажется очевидным, но, когда люди пытаются мысленно управлять этими этапами и отслеживать их, это усиливает их стресс. Предоставление такой структуры в рамках декомпозиции этапов исполнения проекта приносит множество преимуществ:

• у исполнителя появляются задачи с коротким сроком выполнения, которые легко выполнить;
• вы понимаете, на каком этапе процесса вы находитесь относительно общей цели;
• у вас создаётся понимание тех сегментов работы, которые потенциально можно распараллелить или делегировать.

Практика работы с тикетами

Тем не менее, видеть множество пунктов в системе отслеживания ошибок/работы — может быть утомительно. Вместо этого, подобные шаги следует объединять в один общий тикет в виде контрольного списка. Если же шаг особенно объёмный или назначен другому ответственному, его можно разделить на отдельные тикеты по мере необходимости.

Используйте простые формулировки, указывающие на необходимые требования, конкретный и ожидаемый результат. Обсудите задачи с исполнителем, чтобы убедиться, что он точно понимает, что требуется.

***

Эти методы, при последовательном применении, особенно эффективны при работе с командами, состоящими из сотрудников крупной компании. Иногда оказывается, что небольшой преобразовательный проект приносит значительную выгоду всей организации, но, по разным обстоятельствам, этого пока никто не осознаёт. А реализация проекта может зависеть от участия ряда команд на разных уровнях инфраструктуры. Возможно, что ни одна из этих команд не видит прямой выгоды от внесения изменений, но в итоге проект позволит сэкономить миллионы на капитальных затратах. Например, обеспечив дополнительную мощность электропитания в центре обработки данных, которая в противном случае отсутствовала бы.

Однако, благодаря пониманию рабочей среды (тому, что люди в основном хороши, но перегружены работой и на самом деле хотят хорошо выполнять свои обязанности), тому, что задачи стали привлекательными для людей (чётко определённые, конечные и достижимые), учёту человеческого фактора (формулировки, которые можно включить в оценку эффективности работы) и структурированию плана для выполнения (шаги правильного размера, удовлетворение чётких потребностей, конкретные результаты), десятки людей из разных команд могут работать вместе для достижения цели.

Мерцен Эдуард Борисович

Практикующий психотерапевт с 25-летним опытом. Специализируется на экзистенциальной терапии и  работе с тревогой. Ведет частную практику в Гамбурге.